L'accettazione: il primo passo verso una buona relazione con il cliente

In questo mondo dove la tecnologia è sempre più alla portata di tutti, in cui tutto si può facilmente reperire online ed è alla distanza di un clic da casa nostra a prezzi sempre più concorrenziali e invitanti, assume valore fondamentale per le piccole e medie attività il fattore umano.

Esso infatti è quell'ancora che tiene il cliente legato alla scelta di recarsi fisicamente in un negozio per i suoi acquisti e le sue richieste di assistenza, preferendo il rapporto diretto con con un commesso che prenda in carico le sue richieste, avendo così la sensazione di essere maggiormente seguito e tutelato.

Per la piccola e media impresa quindi il momento del primo interfacciamento con il cliente risulta una fase cruciale. Si tratta della prima occasione di conquistarne la fiducia con la propria professionalità, e la sua cattiva gestione può addirittura portare a far cambiare idea al cliente che non sentendosi abbastanza seguito potrebbe voler cercare una soluzione alternativa.

Assume molta importanza in questa fase quindi la capacità di adattare lo stile della comunicazione al tipo di cliente con il quale ci si sta interfacciando. Il modo in cui ci si rivolgerà a un cliente fidelizzato dovrà infatti essere diverso rispetto a quello utilizzato con un cliente potenziale. In questo caso sarà infatti necessario affrontare determinati argomenti e esplicitare alcuni dettagli, come ad esempio le tariffe, il tipo di pagamenti accettati e gli eventuali tempi di consegna.

Come gestire al meglio l'accettazione

Dopo aver sottolineato l'importanza del fattore umano vogliamo ora analizzare invece tutte quelle dinamiche logistiche che sorgono in questa fase. La scorretta archiviazione della merce ritirata può arrivare infatti al suo smarrimento o a un errore nell'assistenza, portando disagi e malcontento sia al cliente che all'azienda stessa.

Il tuo software gestionale per seguire questi delicati passaggi dovrebbe avere a disposizione la possibilità di creare un documento che permetta la rapida e corretta gestione delle accettazioni: La scheda di accettazione.

Questo documento dovrebbe esser studiato su misura per la tua azienda, atto a gestire le assistenze tecniche e volto a tutelare entrambe le parti. Su questa scheda infatti dovranno essere riportate le condizioni di assistenza disposte dal negozio, e la richiesta di intervento da parte del cliente.

Perchè è utile un documento di questo tipo

La firma del cliente sulla scheda di accettazione aiuta a non incappare in spiacevoli contestazioni quando il prodotto viene ritirato a seguito di un'assistenza.

Qui infatti devono essere riportati i dati anagrafici del cliente, il codice di intervento, le specifiche del prodotto al momento del ritiro, la descrizione del problema a cura del cliente e le condizioni di assistenza tecnica. Tutto questo dovrà essere firmato (possibilmente a video) dal cliente che ne accetta le clausole, avviando quindi la presa in carico dell'attività.

Da questa scheda di accettazione appena creata sarebbe fondamentale quindi aver la possibilità di:

• procedere alla creazione della relativa attività, da poter poi pianificare a calendario e fatturare.
• stampare un'etichetta da apporre al prodotto per poterlo facilmente ricondurre al cliente, evitando il rischio di incappare in spiacevoli inconvenienti.