Cos’è il Manuale di Conservazione Digitale?
Dal 1° Gennaio 2022 vi è l’obbligo per le pubbliche amministrazioni e i privati che conservano i propri documenti fiscali su supporti digitali di redigere e conservare il Manuale della Conservazione Digitale. Questo documento andrà redatto dal Responsabile della conservazione, che dovrà mettere nero su bianco tutto ciò che l’azienda mette in atto per il processo di conservazione dei documenti. Solitamente questa figura di responsabile della conservazione nelle piccole-medie imprese è rappresentata dal titolare.
Dovresti quindi:
- riportare tutti i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale e descrivere nel dettaglio il ruolo svolto da ognuno di essi;
- spiegare il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale;
- descrivere le architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche, utilizzate per realizzare la conservazione;
- mostrare le misure di sicurezza adottate per proteggere i documenti;
- illustrare i metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.
Se affidi la conservazione dei tuoi documenti fiscali a servizi esterni (a cominciare dalle fatture elettroniche) potrai decidere se affidare loro la stesura del Manuale di Conservazione o se occupartene personalmente.
Considerando la complessità che implica la redazione di questo manuale e le ingenti sanzioni a cui si va incontro in caso non sia compilato in modo adeguato, noi suggeriamo di affidarne la stesura ai servizi che si occupano di conservazione.
Tra questi servizi esterni ve ne sono alcuni (come ad esempio CompEd) che rendono disponibile la creazione di questo documento tramite una procedura semi-automatica in pochi passi dopo aver inserito i dati del responsabile della conservazione all’interno del portale di fatturazione elettronica.