Come scegliere il tuo gestionale

Alcune aziende si trovato a dover lavorare con software basati su tecnologie che lasciano poco spazio alla flessibilità e sistemi troppo vecchi in via di dismissione che non vengono più aggiornati. In uno scenario sempre più complesso e competitivo poter fare affidamento su strumenti di gestione affidabili, veloci e flessibili è davvero determinante per non perdere competitività sul mercato.

E’ ora di cambiare gestionale quando:

• Risulta obsoleto: presenta processi lenti e poco dinamici, rallentando il processo produttivo dell’azienda;
• Presenta scarsa evoluzione tecnologica: non risulta in grado di allinearsi alle funzioni implementate dalle novità di mercato;
• Non vengono più rilasciati aggiornamenti o l’assistenza tecnica non offre le competenze tecniche necessarie per supportare le richieste dell’azienda, abbassando la qualità dei servizi forniti al cliente.
• Il software in uso non è modulabile: non permette quindi agli utenti di gestire i processi aziendali come tante realtà legate tra loro. E’ importante valutare un software scalabile, ovvero in grado di adattarsi ai ritmi di crescita di un’azienda;
• Non supporta tutte le funzioni che ci si trova a dover gestire all’interno di un’azienda, obbligando a svolgere manualmente alcune attività e portando ad un alto tasso di errore.

In questi casi cambiare il gestionale diventa una scelta necessaria, che spesso spaventa non poco manager e titolari, perchè li mette di fronte al timore di imbattersi in processi di migrazione dei dati su una nuova piattaforma lenti e problematici, oltre che comportare un congruo investimento (che rientrerà però ben presto sotto forma di riduzione dei costi di gestione e una migliore organizzazione).

Quando si valuta di inserire all’interno dell’azienda un nuovo software inoltre si deve mettere in preventivo la possibilità di imbattersi nel disaccordo dei dipendenti che potrebbero temere la difficoltà nel dover cambiare la propria routine e nel trovarsi di fronte alla propria inadeguatezza all’adattarsi a tale cambiamento.

Che requisiti deve avere un software gestionale completo?

• Possibilità di coordinare in modo integrato tramite un’unica piattaforma ogni aspetto organizzativo dell’azienda, con risparmio di tempo, di strumentazioni e di denaro;
• Pianificazione efficace della manutenzione: permettere di monitorare lo stato di strumentazioni e macchinari, di pianificarne l’aggiornamento, la manutenzione preventiva o la sostituzione;
• Permettere una migliore definizione dei ruoli e una più mirata assegnazione di compiti specifici, attraverso una strutturazione aziendale per blocchi operativi, garantendo l’accesso a tutte le informazioni su clienti e prodotti in modo condiviso.
• Ottimizzazione delle risorse umane, grazie all’interscambio sincronizzato di informazioni ogni membro può così contribuire al business aziendale in modo più attivo ed efficiente;
• Essere dotato di funzionalità che rispondono in modo specifico a ogni singolo processo aziendale: non avendo quindi bisogno dell’integrazione con ulteriori software;
• Personalizzazione della gestione: l’azienda può utilizzare i moduli che le occorrono per ottimizzare la propria gestione e, in qualsiasi momento, ampliare il gestionale in base alle esigenze di crescita del proprio business;
• Aggiornamento costante e in continuo sviluppo per garantire un servizio e un’esperienza completi.

Come agevolare l’adozione di un nuovo software

Anticipare le resistenze è un aspetto essenziale dell’implementazione del cambiamento organizzativo. Quando si analizzano le ragioni alla base della resistenza al cambiamento si è meglio preparati ad affrontarla e a superarla.

Il software gestionale che si andrà a scegliere deve essere in grado di velocizzare i processi, ridurre gli errori e le duplicazioni dei dati, fornire una visione complessiva del business e soprattutto di automatizzare molti processi manuali, semplificando il lavoro di tutti i giorni e liberando tempo per attività più intelligenti e gratificanti.